Si on vous disait qu’il faut entre 8 mois et un an pour prévoir de déménager son entreprise, vous diriez qu’on est plutôt large ou plutôt juste ?
La réalité : prévoir le déménagement de son entreprise un an à l’avance, c’est gérer correctement le projet et ses délais, qui sont juridiques, et incompressibles.
Et oui, il faut prévoir le délai légal pour donner son préavis au bailleur, et prévoir le temps de la communication auprès des salariés qui, en fonction de la distance où se situent les nouveaux bureaux ou le nouveau local, auront des dispositions à prendre.
Une fois ces obligations réalisées, il ne s’agit plus que d’organisation, de moyens et de procéder par étapes. Alors, on s’y met ?
La check list du déménagement d’entreprise zéro stress
Planifier, préparer et organiser sont les mots-clés de la démarche. Vous constituerez un rétro planning qui impliquera tous les services et toutes les compétences. La communication interne est la clé de la réussite.
💡Chez Lisy on est fan de l’application Asana : on peut l’utiliser comme un planning de Gantt puissance 1000, parce qu’il est interactif, collaboratif, on peut tout orchestrer et on peut même propulser l’appli dans un workflow pour que certaines tâches soient automatisées.
Bureaux, locaux professionnels, locaux commerciaux, locaux d’activités ou entrepôts, par où commencer ?
De 1 an à 6 mois avant le déménagement de la société
La priorité c’est de maîtriser votre bail sur le bout des doigts.
- Considérer les conditions de résiliation du bail commercial.
- Penser à délivrer le préavis dans les délais qui sont généralement de 6 mois avant la date anniversaire du bail.
➡️ Demander un devis et fixer la date d’envoi du courrier.
- Est-ce que les locaux doivent être remis en état ? Ou remis à l’identique ? Qu’avez-vous négocié en amont avec le propriétaire pour être indemnisé des travaux que vous avez réalisés ? Quel est le cahier des charges ?
➡️ Demander des devis comparatifs pour la réalisation des travaux selon les accords avec le propriétaire et comme mentionné au bail.
- Fixer un budget global et une marge de sécurité.
- Vérifier les conditions de résiliation ou de transfert des contrats d’assurance, de téléphonie et d’internet. 🗂️
De 6 mois à 3 mois avant le déménagement de l’entreprise
C’est une période charnière pour les RH qui doivent informer les salariés. C’est délicat puisque le déménagement va perturber la vie des collaborateurs qui est organisée autour du lieu de travail : trajets, transport, garde d’enfants…le changement d’environnement doit être anticipé. Il faut communiquer ! 🗣️
- Organisation d’une visite des nouveaux locaux / bureaux avec les collaborateurs qui seront soit rassurés, soit découragés, auquel cas il faudra observer les contrats de travail à la loupe : nous y reviendrons plus loin. Pour gagner du temps vous pouvez visiter virtuellement vos futurs locaux en consultant nos annonces.
- Il est temps de réaliser un inventaire complet des immobilisations corporelles autrement dit lister tous les bureaux, le parc informatique, les ordinateurs, les meubles…pour être capable de donner un cubage à la compagnie de déménagement que vous allez sélectionner. Les sites de déménageurs proposent des calculateurs en ligne pour obtenir une approximation du volume à transporter.
- Vérifier auprès de vos vendeurs d’appareils électroniques ou d’autres matériels techniques, quelles sont les conditions fixées dans le contrat de maintenance dans le cadre d’un déménagement. Parfois les entreprises doivent les déménager elles-mêmes pour continuer d’opérer leur garantie.
- Comparer au minimum 3 devis de déménageurs et faire un choix sous 1 mois. Bien vérifier les spécificités propres à chaque compagnie pour mieux négocier : octroi de cartons et mise en carton, papier bulle, scotch et conditions d’emballage et de déballage : ces prestations peuvent chiffrer vite en fonction de la taille des équipements et de la surface. Les transporteurs proposent des solutions clé-en-main qui vous évitent d’emballer vous-mêmes.
À ce stade, vous avez sélectionné un déménageur et vous aurez réservé la date. Vous êtes libre de vos engagements envers le propriétaire bailleur. Les collaborateurs ont visité leur nouveau lieu de travail. Il est temps maintenant de passer à la prochaine étape : l’action ! 🔛
3 mois avant le déménagement dans les nouveaux espaces
Le jour J se rapproche et il est absolument indispensable d’impliquer toute l’entreprise. Un déménagement de cette importance ne se fait pas sans nommer un responsable voire une équipe complète.
- Former un comité de déménagement pour coordonner ce qui va suivre :
- Fixer une date pour migrer les serveurs informatiques avec le support IT.
- Contacter l’opérateur téléphonique/internet pour faire suivre les numéros de téléphone ou obtenir des nouvelles lignes. En profiter pour renégocier le contrat mobile/accès internet/téléphonie de l’entreprise.
- Aménager sur plan 3D les nouveaux locaux en prenant en compte les différents espaces (espaces de travail, espaces collaboratifs, connectabilité des serveurs, prises électriques…) 🖥️
- Si ce n’est pas compris dans le service de déménagement, commandez un élévateur pour charger le mobilier de bureau par l’extérieur si c’est nécessaire.
- Réserver l’accès à l’ascenseur de l’immeuble pour le déménagement et l’emménagement.
- Contacter la mairie de la ville pour réserver la signalisation adéquate et bloquer des emplacements, si c’est nécessaire (en ville notamment).
- Commander les clés du nouveau bâtiment ou du nouveau local. 🗝️
- Commander tout le matériel print administratif à la nouvelle adresse : cartes de visite, lettre à entête…
- Notifier tous les services administratifs (poste, impôt, assurance…)et tous les prestataires de votre changement d’adresse.
1 mois avant le grand déménagement
Réussir son déménagement, c’est effectuer un « déménagement militaire« . Au carré mon général ! 🫡
Rien n’est laissé au hasard. Il faut à présent relier l’inventaire réalisé plus tôt avec la réalité de chaque bureau et faire preuve de précision.
- Adopter un schéma d’étiquetage, de picto et numéroter les cartons.
- Préparer les plans des étages à aménager et synchroniser les numéros des cartons avec les pièces où les déposer.
- Sécuriser les solutions de stockage : boxes de stockage ou self-stockage pour archiver les vieux dossiers qui doivent être conservés ou qui ne peuvent pas être numérisés.
- Valider les conditions de l’assurance pour le déménagement.
- Préparer et envoyer la campagne d’emails pour l’invitation à votre événement d’inauguration de vos nouveaux locaux.
2 semaines avant le déménagement de l’entreprise
Tout s’accélère et c’est l’effervescence : les anciens locaux sont en cours de transfert. La montagne est presque gravie.
- Finaliser l’agenda du déménagement.
- Créer un répertoire de numéros d’urgence : managers, prestataires, support technique… 📳
- Préparer l’arrivée des employés dans les nouveaux locaux en créant une signalétique d’orientation. 📑
- Choisir une équipe de nettoyage pour laver les anciens bureaux vidés. 🧹
- Organiser le packing des affaires.
- Préparer les bâtiments pour l’arrivée des camions et du matériel : protection au sol, protection des angles.
- Le plus tard possible : changer les barillets des serrures et les codes d’accès du nouveau local. Communiquer les accès et les identifiants au comité de déménagement chargé de diffuser aux équipes.
- Prévoir des questionnaires post-déménagement pour avertir de dégradations éventuelles de matériel.
- Faire l’annonce par mail à vos clients de votre déménagement imminent et de vos nouvelles coordonnées.
Vous êtes fin prêt pour le jour J. Si le déménagement est bien préparé (ce qui est le cas puisque vous avez suivi nos conseils), non seulement il sera réussi, mais tout le travail réalisé en amont facilitera l’aménagement dans les nouveaux locaux.
Vous avez gravi la montagne, maintenant, il faut la descendre sportivement.
Déménagement d'entreprise : les contrats de travail
Parfois déménager une entreprise est une opportunité pour certains collaborateurs qui souhaitent la quitter. Ils pensent pouvoir profiter de l’occasion pour rompre le contrat de travail et en effet, c’est possible. Toutefois, la signature de certaines clauses prévalent.
Si le contrat de travail mentionne un lieu de travail
S’il est clairement stipulé un lieu de travail où l’employé est tenu de se rendre et où il est rattaché, comme le siège social, alors en cas de déménagement de l’entreprise il s’agit d’une modification du contrat de travail ce qui peut faire l’objet d’un refus de la part du collaborateur.
🛑 Attention toutefois : un changement de localité situé dans le même secteur géographique que l’adresse actuelle sera considéré comme un changement des conditions de travail et non comme un changement du contrat de travail.
Cela pose la question du motif du licenciement qui pourra être traité comme un licenciement économique, alors même que ce n’est pas la cause du projet de déménagement.
Un peu flou donc…Il ne faut pas hésiter à consulter les personnes représentantes du CSE.
Si le contrat de travail mentionne une clause de mobilité
Alors il n’y a pas de sujet, le document est clair : le collaborateur doit suivre l’entreprise dans sa mobilité. Il faut toutefois que la clause de mobilité soit parfaitement rédigée et qu’elle respecte les conditions légales de validité.
Si le contrat de travail ne mentionne rien
Il y a un vrai point juridique à éclaircir et la décision pourra être jugée si aucun accord n’est trouvé. Car le motif du licenciement dépendra de l’évaluation de la notion de « secteur géographique ». En effet, il faut constater un changement de secteur géographique pour qu’il y ait modification du contrat de travail. Or cette notion est discutable : une distance de 50 km peut ne pas être considérée comme un changement de contrat. 🔎
Pour aller un peu plus loin voici les éléments qui sont pris en compte par les juges s’il n’existe pas de clause de mobilité :
- Est-ce que le changement de lieu de travail du salarié est justifié par l’intérêt de l’entreprise ?
- Est-ce que la spécificité des fonctions exercées par le collaborateur doit impliquer de sa part une certaine mobilité géographique (exemples : commerciaux ou fonctions qui doivent avoir une certaine proximité avec la clientèle)
- Est-ce qu’il n’existe aucune clause dans son contrat de travail indiquant que le salarié exécutera son travail exclusivement dans un lieu géographique déterminé ?
- Est-ce que la distance entre l’ancien site et le nouveau lieu de travail par les transports en commun est identique, à défaut, quelle est la durée supplémentaire de trajet que le salarié doit prévoir pour se rendre sur son lieu d’affectation ?
Nouveau bail, nouveau départ
Vous voici maintenant en possession de toutes les étapes clés pour être le plus serein possible lors votre journée de déménagement.
L’important est de pouvoir compter sur votre comité de déménagement pour ajuster les besoins et savoir coordonner les partenaires comme le space planner, les prestataires de services et surtout : les équipes. Le souci du détail doit animer tout le projet alors embarquez des personnes qui sauront être précises et organisées.
Bienvenue dans le futur de votre entreprise !
