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L’état des lieux lors de la signature du bail commercial

Par Joane Eftekhari
Publié le 11 août 2023

Pour le locataire titulaire d’un bail d’habitation, établir un état des lieux d’entrée puis de sortie avec son propriétaire-bailleur est normal bien qu’il n’y ait aucune obligation à le faire. En revanche, le législateur a souhaité fixer un cadre plus contraignant pour l’état des lieux en matière de bail commercial que le bailleur et le locataire doivent impérativement respecter. En effet, la réglementation issue de la loi Pinel de 2014 est très protectrice envers les locataires professionnels qui exploitent une activité économique dans le local loué dans la mesure où les difficultés liées à leur contrat de location pourraient avoir des conséquences fâcheuses pour leur commerce. 

 

Pourquoi réaliser un état des lieux lors de la prise de possession du local ?

Un propriétaire est tenu de proposer à la location un local commercial dans un état conforme à sa destination et d’effectuer les réparations nécessaires afin que cela reste le cas pendant toute la durée du bail.  En contrepartie, le locataire doit effectuer l’entretien courant du bien pour le maintenir en bon état. Partant de là, il est nécessaire que le locataire et le bailleur disposent d’un document contradictoire, c’est-à-dire en présence et avec l’accord des deux intéressés, qui constate l’état dans lequel les lieux loués se trouvent au moment de la prise de possession.

Constater d’éventuelles dégradations sur le bien loué

Après la signature du contrat de bail, le bailleur procède à la remise des clés du local au locataire afin qu’il puisse l’utiliser. Les compteurs sont relevés pour déterminer le point de départ des consommations et déterminer les charges dues pendant toute la durée du bail de location. En ce qui concerne le local en lui-même, celui-ci vieillit naturellement. C’est ce qu’on appelle la vétusté qui est  à la charge du propriétaire bailleur. Il arrive toutefois que le bien soit dégradé par le locatairesuivant l’usage qu’il en fait. Dans ces conditions, il lui revient de procéder à sa remise en état. Afin d’éviter l’incessant renvoi de responsabilités entre les deux intéressés, réaliser un état de lieux s’avère l’option la plus efficace pour se prémunir contre tout litige. Ainsi, à la fin du bail, lors de la restitution des clés, l’état des lieux de sortie est comparé à celui réalisé lors de l’entrée dans les lieux : si des éléments du local ont été abîmés ou modifiés, il appartient au locataire de faire le nécessaire pour les réparer.   

 

Exemple : 

Lors de la visite d’état des lieux d’entrée, le bailleur et le locataire vérifient notamment toutes les ouvertures (portes et fenêtres) et toutes fonctionnent correctement, ce qui est noté dans le constat. Or, au moment de la réalisation de l’état des lieux de sortie, le propriétaire n’arrive pas à ouvrir la petite fenêtre des sanitaires à l’arrière du local car la poignée est manquante. Le locataire l’informe qu’il n’a jamais fait fonctionner cette fenêtre car elle n’a jamais eu de poignée. L’état des lieux d’entrée indiquant le contraire, ce dernier doit remplacer la poignée à ses frais.

Restituer le dépôt de garantie

L’état des lieux d’un bail commercial est juridiquement lié au dépôt de garantie que peut demander le bailleur au moment de la signature du contrat de location. Il consiste en effet en une somme d’argent destinée à garantir d’éventuelles dégradations. Le bailleur pouvant l’utiliser pour réparer quelques désordres locatifs, le dépôt de garantie sera par conséquent restitué en partie ou en totalité en fonction des dommages. Or, le fondement légal d’une éventuelle retenue est l’état des lieux de sortie. C’est uniquement sur cette base que le propriétaire est en droit de se servir de cette somme pour faire face aux dégradations.

L’obligation d’ordre public de faire plusieurs états des lieux pour son bail commercial

L’article L145-40-1 du code du commerce impose au propriétaire bailleur d’établir un état des lieux avec le preneur à l’entrée et à la sortie du bien. Cette disposition est d’ordre public, c’est-à-dire que les intéressés ne peuvent l’écarter en indiquant dans le contrat de bail qu’ils y renoncent. L’article indique également que cet état des lieux doit être amiable et contradictoire

Dans quels cas établir un état des lieux ?

La loi Pinel a souhaité faire de l’état des lieux un élément incontournable de toute modification dans l’occupation du local commercial. C’est pourquoi, il est obligatoire dans les cas suivants : 

 

  • À la signature du bail de location, au moment de la remise des clefs et à la libération des lieux en fin de bail,
  • Lors de la cession du droit au bail (droit d’utiliser les locaux conformément au contrat de location signé)
  • Lors de la cession (vente ou donation) du fonds de commerce

 

L’état des lieux ainsi réalisé est joint au contrat de bail commercial ou à l’acte de cession.

Les risques en cas de non-respect de l’obligation

Le fait que cette obligation soit d’ordre public (donc obligatoire) a des conséquences juridiques pour le propriétaire. En effet, d’une manière générale, l’article 1731 du code civil prévoit une présomption de bon état du bien locatif en cas d’absence d’état des lieux signé entre le bailleur et le locataire. En d’autres termes, il est sous-entendu que le preneur est présumé avoir reçu le bien en bon état de réparations, et doit  le restituer également en bon état.

Mais attention ! et article, nettement favorable au bailleur, ne pourra pas être invoqué en cas de défaut d’état des lieux dans le cas d’un bail commercial. Le but est de protéger le locataire d’un local commercial afin que le propriétaire respecte ses obligations.

 

Exemple

La SCI SUN s’apprête à signer un bail commercial pour la location de bureaux avec la société LIGHT qui est pressée d’en prendre possession. Faute de temps et parce que locataire et bailleur sont d’accord, les sociétés SUN et LIGHT n’organisent aucune visite d’état des lieux d’entrée et incluent dans leur contrat de location une clause indiquant qu’elles renoncent d’un commun accord à établir ce document. À la fin du bail, lors de la restitution des clés, SUN informe LIGHT que l’un des climatiseurs des bureaux ne fonctionne plus et lui demande de le réparer au regard de l’article 1731 du code civil.  Or, celui-ci ne peut s’appliquer et faute de preuve de dégradation du fait du locataire, le propriétaire n’a pas d’autre choix que de faire les réparations à ses propres frais.

 

En conclusion : si le bailleur n’a pas réalisé l’état des lieux du local commercial, il se retrouve dans une situation compliquée en cas de litige puisque le locataire n’est pas présumé avoir reçu le local en bon état  de réparation. Le propriétaire devra donc procéder aux réparations tout seul.

 

Le formalisme de l’état des lieux du bail commercial

Aucun modèle d’état des lieux n’est légalement prévu mais certaines règles doivent être respectées.

Rigueur et précision

Les états des lieux, et en particulier celui de l’entrée dans le local, doivent être particulièrement soignés. Le premier lors de la prise de possession fera office de référence pour le second lors de la sortie. C’est pourquoi il est essentiel d’inspecter patiemment toutes les pièces, d’essayer tous les équipements pour vérifier leur bon fonctionnement et, dans la mesure du possible, de joindre des photos : ouvrants, tuyauterie, chauffage, états des murs et des revêtements de sol, sanitaires… La loi permet toutefois au locataire d’émettre des réserves a posteriori par lettre recommandée avec accusé de réception sur les équipements pendant le premier mois de la location.

L’état des lieux est généralement établi à l’amiable entre le propriétaire ou l’agent immobilier qu’il aura désigné comme mandataire et le locataire ou son représentant. À défaut d’accord amiable, les parties peuvent avoir recours à un huissier de justice pour établir le document, ou saisir la commission départementale de conciliation. Les frais en découlant seront alors partagés.

Les mentions obligatoires

L’état des lieux d’un bail commercial doit contenir les mentions suivantes : 

 

  • S’il s’agit d’un état des lieux d’entrée ou de sortie
  • La date de réalisation du document et celle du précédent constat
  • L’adresse du local commercial concerné
  • Les noms et dénominations du locataire et du bailleur
  • L’adresse du bailleur (et la nouvelle adresse du locataire sortant si c’est un état des lieux de sortie)
  • La description détaillée des locaux, du mobilier et des équipements présents avec leur état d’usure
  • Les relevés des consommations
  • Les informations au sujet des clés (type et quantité) et de l’accès au local commercial
  • La signature des deux parties

Conclusion

L’état des lieux est un document au moins aussi important que le bail commercial auquel il est annexé et qui est obligatoire à l’entrée et à la sortie du local. Il permet d’éviter de nombreux désaccords aux parties, voire de conflits, au moment du changement de locataire. Le document d’état des lieux est réalisé en présence du propriétaire et du locataire et doit comporter un certain nombre d’éléments par exemple : l’adresse du local, les noms des parties, la description détaillée des locaux… Même s’il est difficile de se projeter à la fin du bail qui est normalement prévue dans 9 ans minimum alors qu’on vient à peine de le signer, cela reste une assurance sur l’avenir. 

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