Dans le contexte que nous vivons actuellement, l’enjeu majeur des entreprises qui cherchent des bureaux est la répartition des effectifs par rapport au temps de travail passé sur site.
Le new deal avec le télétravail permet aux entreprises qui y sont favorables de gérer leurs actifs immobiliers de manière plus légère ou plus rentable. Des solutions émergentes comme le chèque télétravail et des nouveaux modes d’aménagement des bureaux sont à l’essai.
Mais ce n’est pas tout, il faut aussi que ces bureaux correspondent à une certaine vision du monde actuel : innovation, technologie, durabilité.
Comment trouver ses locaux d'entreprise : les ficelles
Détecter les opportunités pour trouver vos locaux d’entreprise est un travail de fond. Pour être efficace, il est important de savoir ce qui compte le plus pour votre entreprise :
- La localisation dans un quartier emblématique de votre activité.
- Des locaux flexibles pour les partager avec des externes.
- Une domiciliation numéro 1.
- Être propriétaire des murs ou s’installer en location.
Il faut également prendre en compte l’évolution des secteurs géographiques et les projets urbains à venir.
🏗️ Lorsqu’un parc d’activités est construit, ce qui est relativement rare, la communauté d’agglomération incite les acteurs économiques à venir s’y installer, soit à l’aide d’aménagements de pointe, soit avec des aides financières.
💡 Ce peut être aussi un quartier urbain qui est rénové avec la création d’espaces commerçants ou professionnels.
Ces informations ne doivent pas vous échapper, elles sont connues des mois à l’avance par les mairies et parfois même visitables en ligne sur leur site internet.
Vous devez avoir vos accès auprès de ces instances, mais ce n’est pas toujours facile. Si ce n’est pas vous, alors qui ?
Un broker immobilier est-il utile dans vos recherches ?
Un broker immobilier apporte une réelle plus-value dans la mesure où il investit dans des outils d’intelligence artificielle et dans le développement d’algorithmes prédictifs qui permettent de comprendre le comportement des transactions dans les centres d’affaires partout en France, quartiers urbains et périurbains.
Ce n’est pas pour rien que Lisy a fait cet investissement de développer un outil qui exploite des données très fines et transversales cruciales du marché immobilier professionnel.
Cela requiert des experts de la data car le nombre d’annonces à analyser pour en extrapoler des tendances réalistes est phénoménal.
Il faut ensuite recouper ces analyses avec le marché et avec les connaissances des agents immobiliers qui sont sur le terrain et qui cultivent leurs propres réseaux commerciaux et informationnels.
Par exemple, si vous voulez connaître le comportement du marché en immobilier professionnel à Paris, voici notre analyse.
Enfin, une agence immobilière est juridiquement créative, elle a un devoir de conseil et doit vous aider à comprendre le bail et à choisir le bon type de bail pour votre activité.
Les critères qui comptent vraiment pour vous positionner sur des bureaux
La force d’un local professionnel, c’est qu’on peut l’implanter dans tout type de zones. Cela dépend vraiment de vos besoins.
- Le siège social de votre entreprise :
C’est un lieu qui doit être suffisamment grand pour héberger toute ou partie de vos employés. Tous les services doivent pouvoir se retrouver en salles de réunion. En général, en fonction de la notoriété de votre marque, ces ensembles de bureaux se trouvent en périphérie, dans des zones industrielles ou des parcs d’activités. Ils sont valorisés par leurs nombreux équipements annexes comme le réfectoire, une salle de sport ou un parking pour voiture électrique.
- Un ERP: établissement recevant du public
Une activité de bureaux peut se trouver dans une zone commerciale, dans un entrepôt qui reçoit du public. Il faut donc normer les lieux.
Il faudra agir sur :
➡️ La prévention des risques,
➡️ Les règles de sécurité,
➡️ Obtenir une autorisation,
➡️ La mise en place de procédures,
➡️ L’accessibilité aux PMR (personnes à mobilité réduite). Ces normes sont généralement respectées pour les bureaux post 1995.
Ces contraintes encadrent fortement le choix et la sélection de votre future location ou acquisition de bureaux.
- Un aménagement spécifique de type incubateur, pépinière, startup ou datacenter
Avec la révolution technologique, les besoins ne se cantonnent plus à des particularités spatiales comme des open spaces ou le flex office ni à la disposition des bureaux partagés. Certes ces points font réellement partie de l’aménagement et du space planning, et doivent être priorisés dans la sélection.
Mais aujourd’hui ce qui prévaut, c’est la capacité à modifier l’usage et à réemployer un espace de travail. C’est le concept du bureau durable, de croissance durable. ♾️
Si demain l’entreprise se développe, comment la surface peut être employée et comment se comporterait le bâtiment pour éviter le gaspillage d’une déconstruction et d’un réaménagement ?
On cherche des fablabs, du smartworking qui intègre toutes les façons de travailler possible, du coworking au hot desking, et on est en mode design-to-cost.
Ensuite il vous restera à déterminer si les infrastructures, les accès routiers, la desserte des transports, la vétusté du local ou sa performance énergétique, vous satisfont ou pas.
Enfin, il faudra évaluer le loyer, les charges, la destination du local et les conditions du bail. Mais ça c’est le rôle de Lisy ! À ce sujet …
Combien coûte la chasse aux locaux immobiliers professionnels ?
Il n’y a pas de lois ni de réglementations qui plafonnent les honoraires des agences immobilières en matière de baux commerciaux et professionnels.
Il existe plusieurs façons de facturer. Très souvent, un professionnel de l’immobilier va encaisser un pourcentage du montant du loyer HC annuel.
Qu’est ce qui est inclus ?
- Des premiers conseils sur la négociation (loyer et clauses). En revanche, pour la rédaction du bail rapprochez vous d’un avocat.
- Les visites.
- L’état des lieux.
C’est pourquoi des honoraires spécifiques peuvent s’appliquer pour un mandat de recherche. Ils peuvent être :
- Fixes.
- Au temps passé.
- Un pourcentage du loyer HC.
Local à usage professionnel ou commercial : que dit la loi ?
L’endroit de votre implantation est forcément régi par une législation. Même si les bureaux sont chez vous.
Domicilier et pratiquer son activité à domicile
Dans le cadre d’une activité libérale, de freelance ou de consulting, installer son entreprise chez soi et exercer son activité à domicile est possible en résidence principale. Y domicilier simplement sa société est possible aussi sous certaines conditions. Dans tous les cas, il faudra prendre une RC professionnelle.
❎ Avantages : Vous pouvez louer la surface d’activité occupée à votre entreprise. Rédigez un bail, éditez des quittances de loyer et incluez ces charges dans votre bilan (sauf auto-entrepreneur). Vous percevrez à titre personnel des revenus locatifs dont vous choisirez le mode d’imposition.
❌ Inconvénients : Vous ne pouvez pas recevoir de clientèle ni de marchandise comme vous le désirez. Il faut que le règlement de copropriété autorise votre activité. Dans une ville de plus de 200 000 habitants il faudra aussi demander l’autorisation de pratiquer auprès de la mairie. Si les accès clients et personnels sont différents, il faudra vous conformer aux normes PMR.
Bureaux : les normes de sécurité pour recevoir du public ou des salariés
Un employeur a l’obligation de s’occuper de la santé et de la sécurité de ses employés.
Cela donne lieu à des normes qui sont relayées par l’INRS.
Aujourd’hui par exemple, la sédentarité est considérée comme un réel danger pour la santé : l’occasion de réfléchir à des propositions pour que les salles disposent de bureaux équipés de tapis de marche. Ou pourquoi pas ne pas louer du mobilier de bureau qui coûte relativement cher à l’achat, comme des bureaux assis-debout. (IKEA en propose maintenant à des prix très compétitifs).
Si en plus vos bureaux reçoivent des clients, alors il faudra répondre aux contraintes des normes ERP.
Mais si vous ne recevez pas de clients et que vous n’avez pas de salariés, alors vous devrez simplement respecter les normes de sécurité du bâtiment ou de la copropriété.
Focus sur les points chauds des baux commerciaux et professionnels
Généralement pour des activités de bureaux (services ou activités libérales) exclusivement, on définit que le local est un local professionnel et non un local commercial puisqu’il n’y a ni activité artisanale, ni activité commerciale ou industrielle.
Dans ce cas, la chose normale est de signer un bail professionnel.
Toutefois, celui-ci est à l’avantage du bailleur. C’est pourquoi le locataire voudra probablement essayer de signer un bail commercial qui le couvre mieux financièrement et juridiquement.
Mais signer un bail commercial requiert un œil expert pour traquer les clauses et comprendre les implications. Communément appelé bail 3,6,9 il engage sur une durée de 9 ans avec possibilité pour le locataire de résilier le bail tous les trois ans .
Il est également possible d’envisager un bail de courte durée (3 ans maximum): le bail dérogatoire. Ce dernier est moins protecteur des intérêts du preneur.
Voici les points à maîtriser absolument avant de signer votre bail :
- L’activité autorisée par le bail ➡️ négocier une déspécialisation au besoin.
- Le montant du loyer ➡️ prendre en compte le pas de porte, le dépôt de garantie, la caution.
- La clause de répartition des charges et travaux ➡️ couvert par la loi Pinel dans le bail commercial.
- La cession du bail.
- L’indemnité d’éviction.
- La clause résolutoire.
Vous devez aussi maîtriser les différents aspects liés à la révision du bail.
Maintenant que vous savez quel bail choisir, et que vous savez quoi négocier, passez à la phase opérationnelle.
Un déménagement par étapes
Il est temps de faire des listes car nombreuses sont les tâches à planifier.
En effet, prévoir un déménagement professionnel c’est réaliser de très nombreux devis, c’est trouver les entreprises disponibles dans les délais, c’est réaliser toutes les démarches administratives pour communiquer son changement d’adresse, c’est gérer les meubles, les personnels, les contrats de travail, les contrats à résilier, les contrats de bail.
C’est un exercice compliqué mais Lisy vous a préparé un rétroplanning adapté qui pourra vous servir de guide pour votre déménagement. Il commence jusqu’à un an avant de rendre les clés.
Tout est une affaire de partenaires
Quelle que soit la nature de votre projet, il fait appel à des compétences très distinctes : juridique, comptable, terrain, aménagement.
Hormis trouver vos nouveaux bureaux, la chose la plus importante est de trouver des personnes fiables et compétentes pour que tout se déroule au mieux.
Faisons équipe !
